Une cérémonie officielle d'accueil sera organisée pour chaque Chef d'Etat ou de Gouvernement à son arrivée à l'Aéroport International Toussaint Louverture de Port-au-Prince.

Pour faciliter le service d'accueil à l'arrivée, les Délégations voudront bien compléter le Formulaire 4 sur les arrangements des voyages et le faire parvenir, au plus tard le 20 décembre 2003, au Secrétariat Général de la Commission Interministérielle 2004. Tout changement qui surviendrait dans les plans de voyage doit être communiqué au plus vite à la même adresse par téléphone, télécopie ou courrier électronique.

De même, les Délégations voudront bien confirmer au moins 24 heures à l'avance, la date et l'heure de départ des Chefs d'Etat ou de Gouvernement et des autres Délégués.

Les informations relatives à l'immatriculation et au type d'appareil doivent être communiquées au Secrétariat Général de la Commission InterMinistérielle 2004 dans la partie indiquée au Formulaire 4. Tenant compte de l'espace disponible à l'Aéroport International Toussaint Louverture de Port-au-Prince, certains avions officiels ou privés pourront être dirigés vers la République Dominicaine pour être stationnés pendant la durée du séjour.

Les Délégations arrivant à Port-au-Prince par avion officiel ou privé, fourniront les spécifications techniques et autres détails au Secrétariat Général de la Commission InterMinistérielle 2004 et se chargeront de payer les frais de ravitaillement en carburant et autres services nécessaires.

Les vols non commerciaux arrivant à Port-au-Prince à l'occasion de la célébration du Bicentenaire de l'Indépendance seront exonérés des taxes d'atterrissage.

Des dispositions spéciales sont prises pour permettre aux Délégations et Invités Spéciaux de remplir les formalités de visa à leur arrivée à l'Aéroport international Toussaint Louverture de Port-au-Prince.

Ces dispositions seront communiquées ultérieurement aux Délégations et Invités Spéciaux ressortissants des Etats pour lesquels le visa d'entrée en Haïti est obligatoire